¿Teletrabajo o Home Office?
Antes de empezar a hablar sobre herramientas que nos ayudan a trabajar de forma remota, queríamos aclarar estos dos términos. El teletrabajo – significa que una persona realiza sus actividades para una empresa desde un lugar alejado de la sede de esta (habitualmente su propio domicilio), por medio de uno o varios sistemas de telecomunicaciones. Mientras que el término home office (oficina en casa) es directamente, el aplicar el trabajo habitual de oficina, ubicándose en su casa.
Con eso aclarado, vamos a determinar algunas plataformas que te permitan gestionar equipos, acciones responsables y clientes de manera remota de cualquier lugar del mundo con acceso a internet.
Entonces, esto lo dividiremos en herramientas administrativas, colaborativas, gestión de documentos, y comunicaciones; para poder conocer un poco más de manera de gestion diaria y lo que podemos hacer por cada necesidad esto aplicado a una empresa que entregue servicios.
Administrativos
Google docs – Office 365
Nos permite administrar documentos de manera efectiva entre varias personas. Para la parte administrativa generalmente lo que trabajamos es el programa EXCEL, una de las herramientas más versátiles y poderosas para administrar números, acciones, y un sin fin de formas de poder usarlo para nuestro diario.
En un caso práctico podemos trabajar un documento maestro sobre los movimientos económicos de la compañía, bancos u otros en registro para poder visualizar en todo momento una película clara de la situación económica de la empresa.
A nivel de gestión, podemos diseñar diferentes columnas que generen un reporte de seguimiento a acciones y poder ver un status de cada uno de los elementos dictados para visualizar el status, cada uno de los items serán administrados por cada persona del equipo.
Trello – Pipedrive – Pipefy
Estas tres herramientas son muy parecidas, unas con más potencia que otra, pero con funcionalidades similares. Estas herramientas aunque puede ser algo muy sencillo o básico en primera vista, tienen una capacidad super fuerte de poder mantener el control de asuntos pendientes o por realizar y tomar acción inmediata según cada uno de los puntos.
En la práctica, podemos diseñar un panel de Trello por cada área de la empresa, y ver los procesos dentro de esa área. Ejemplo: el desarrollo de una página web, poniendo pasos como -diseño-estructura-desarrollo-pruebas-entrega, o el contacto con clientes prospectos, -contactado-negociando-cliente cerrado-cliente perdido.
Toda esa gestión la podemos ir fluyendo entre los diferentes paneles que podemos diseñar. También aquí hablamos de información sobre clientes potenciales. Una vez que cierres el negocio, puede ir a otro panel donde esté el equipo de desarrollo para poder comenzar a trabajar con el cliente y entregarle el servicio.
Calendario de Google
El calendario de Google, es uno de los más versátiles que existen en el mercado, siendo que puede integrarse con muchas plataformas, y aparte de eso es usado por una gran cantidad de usuarios de celulares con sistema operativo Android, por compañías y corporaciones que han optado por usar esa plataforma y por usuarios varios que pueden generar sus cuentas gratuitas en la plataforma y comenzar a usarla.
El calendario de google, nos permite planificar reuniones o recordatorios, y no solo por un solo tema, también puedes crear nuevos calendarios dentro de la plataforma para poder identificar diferentes tiempos por cada tema o relevancia, aparte, puedes ver el calendario de tus colaboradores para visualizar su disponibilidad antes de armar una reunión en equipo de manera interna o externos
Correo electronico
El correo electrónico es una de las más poderosas acciones administrativas, en los tiempos actuales es la herramienta o medio de comunicación que deja constancia de una decisión, comentario, recomendación u otra. Aplicándolo de manera real, es por correo que nos llegan las notificaciones de algún cambio o solicitud de un cliente / superior / colega, para poder avanzar en nuevas operaciones o necesidades requeridas en el correo.
Asana – Jira
Estas plataformas administrativas son para proyectos donde puedes establecer responsabilidades específicas a cada colaborar por una necesidad puntual, estableciendo fechas límites, y otros criterios que ayudan a mantener organizado quién se ocupa de qué.
Colaborativos
Slack
Slack es una de las herramientas que nos permiten poder comunicarnos en grupos sobre temas, reuniones por texto, llamadas, compartir archivos, entre otros temas.
Como ejemplo podemos determinar un grupo de colaboradores para discutir un tema en particular y darle forma y cierre, mientras que también podemos tener canales por cada acción, área, servicio que estemos ofreciendo o por departamentos integrando a todos los del mismo. Es una manera muy práctica de generar una reportería y conversación, y a su vez que pueda ser fácil revisada por el resto el equipo que colabora en el departamento o para el cliente.
En Vértice manejamos un canal para cada marca y así podemos organizar nuestro trabajo para cada una de ellas.
Google docs – Office 365
Hablando de las herramientas de Powerpoint o Presentación en Google, como también de Word o Doc, podemos elaborar contenido simultáneo para poder tener una presentación para un cliente o prospecto y colaborar en la co-creación de archivos para presentación.
Gestion de documentos
Google drive – Dropbox – Onedrive
Estas plataformas tienen su versión gratuita y la versión pagada, en ambas la mayor diferencia es la capacidad de espacio para poder almacenar archivos, mientras que en una de ellas, la facilidad de compartir archivos como la de registrar diferentes equipos es una gran diferencial.
La versatilidad de la rapidez de compartir, diferente tipos o tamaños de archivos de información por discos duros virtuales (o en la nube), permite la facilidad de transferencia de documentos y la rápida gestión de los mismos de manera remota.
Existe la facilidad de compartir algunos archivos a un grupo de personas, mientras que otras carpetas y documentos a otros, así puedes mantener la privacidad de algunos archivos o para diferentes tipos de clientes.
Wetransfer
Esta plataforma como lo dice el nombre, es para poder transferir archivos de hasta 2 gigabites en un solo archivo o en la sumatoria de varios. De esta manera puedes transferir varios documentos que por correo lo hace casi imposible.
La versión paga, permite poder definir un dominio personalizado y amplia la capacidad de enviar archivos únicos de más de 4GB lo que ayuda para archivos pesados de artes gráficos o videos.
Comunicacion
Slack
Tal como fue una herramienta colaborativa, cuando hablamos de comunicación, Slack es una de las herramientas más versátiles que hemos podido trabajar en la facilidad de poder contactarnos y comunicarnos en equipos de diferentes tamaños y en diferentes localidades.
Podrás crear tus grupos por cada tema a tratar, grupos de equipos de trabajo, niveles gerenciales, entre otros, los mismos que pueden ser privados como públicos dentro de la autoridad de la compañía.
No es recomendable trabajar en el mismo slack a personas fuera del grupo de trabajo de la oficina, lo que si es recomendable introducir la comunicación con sus clientes en nuevos paneles.
El uso de esta plataforma es gratuito, la versión paga permite almacenar por más tiempo la información y los documentos compartidos en la misma.
Zoom – Meet – Skype – Hangouts
Las herramientas de tipo Zoom, Meet o Hangouts en la versión gratuita de Google, al igual que Skype, son plataformas para generar reuniones audiovisuales y conversar con diferentes personas ya sea interna del grupo, como también de manera externa con clientes y prospects. Cada plataforma tendrá su limitante o privacidad, como también otras tendrán varios beneficios para poder gestionar de manera diferente los documentos a presentar compartiendo pantalla o hasta compartiendo video.
Esta versatilidad de acción y conversación, ha disminuido la distancia y limitantes de conversaciones, ellas a su vez, también colaboran con llamadas a teléfonos fijos convencionales para mantener una fluidez de la conversación.
Whatsapp grupos
Cuando hablamos de Whatsapp, existen las habilidades de crear grupos en ellos, que la mayoría de usuarios lo maneja para trabajar sus amistades por diferentes tipos de intereses, gustos, zonas geográficas, entre otros, como también por familia.
Dando la misma diversidad, podemos diseñarlos por grupos de trabajo según especificaciones o acciones a realizar, trabajar con clientes y sus diferentes cargos o responsabilidades (es decir, uno con el equipo del cliente, y otro con el equipo y el jefe, así pueden hablar más cosas de manera puntual y directa previo a presentar al gran jefe).
Correo electronico
El correo electrónico, uno de los medios de comunicación digital más antiguas, pero las que aún mantienen el mayor auge de necesidad de uso entre colaboradores internos y personas externas.
El correo electrónico, es casi como el documento firmado de aceptación, confirmación, ejecución, indicaciones entre otras, que valida cualquier tipo de comunicación realizada por otros canales. Podemos haber conversado, gestionado y coordinado varias acciones por whatsapp, slack u otros medios de comunicación audiovisual, pero un correo permitirá tener la garantía de las indicaciones y aprobaciones necesarias para evitar cualquier posible confusión.
Cualquiera que sean las plataformas que podamos aplicar en nuestro teletrabajo, o en general a nuestra gestión de acciones de oficina, recordemos que son simplemente plataformas.
El liderazgo y el tiempo efectivo de capacitación que le implementemos a cada una de ellas para el equipo interno, permitirá la rápida y correcta aceptación a estas plataformas para mantener una comunicación fluida y terminando nuestras gestiones de manera funcional.
Aplicaciones hay muchas, pero debemos generar líderes que sepan hacerlas funcionar correctamente.
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